办活动如同组饭局？六大步骤变身高级活动策划

 

“办活动”，这个概念可能对于大多数人来说比较空泛，但是换成“组饭局”来理解，就非常容易，时至今日，谁还没有组个局请过客？不同的是做活动涉及的工作会比简单组饭局更加多面和繁杂，如下图所示:

 

（轻戳图片即可查看高清大图）

 

本文主要针对上图中的标红色的优先级工作分析，按照活动策划推广时间顺序，进行复盘，给大家呈现活动的重要环节。套用“组（ban）饭(huo)局(dong)”的样式来掰碎了、揉开了好好地讲个清楚。拙见如下：

 

目录

一、前期确认（组什么局，对饭局初步认识）

二、文案策划（准备什么节目，吃什么酒菜）

三、招商与推广（有无金主请客，找谁来吃饭）

四、活动准备（在哪吃，坐席怎么布置）

五、活动现场（前面准备节目酒菜通通拿上来）

六、活动后（吃好喝好，商量下次还搞不）

 

一、前期确认（组什么局，对饭局初步认识）

 

1.活动初衷与主题

 

这次组局的的初衷是想要做什么呢？

 

这个问题至少要追问自己三遍，明确想要的是参与人数、招商总额或是达成其他的目的，得出确认答案就不要再去改动。因为我们之后所有的工作，都是在这个基础上去行动；然后把初衷与主题确认，让人一目了然，把最吸引人的亮出来。

 

确认活动的主题：顺口，易记，四字为佳。

 

若是仲秋饭局，一家人在一起团聚，那么便是“赏月·团圆”；若是老友聚会，没有特定主题，那就不如“喝酒·我请”更为直接；若是某行业的活动，也是要找到最能勾起用户参与的痒点，并与活动主题结合在一起，让用户欲罢不能。

 

2.核算活动成本

 

准备出多少钱做活动，这个应该最易理解的吧？

 

要对把这个局做成什么档次、规模以及表演节目等预设做好，成本的核算是重中之重，对资金没有一个清晰的认知，便不能厘清活动的收益。

 

对于成本核算可参考这个比例：

 

成本预计 项目 活动场地 搭建供应商 物料采买 差旅答谢 其他费用 费用占比 40% 30% 15% 10% 5%

 

3.制定时间表

 

在确认要举办活动的意向时，就可以着手制定时间规划表，对之后的各项内容进行分配，确定相应的负责人和任务deadline，避免职责不清、分工不明、时间拖沓等不必要工作失误，工作可以多线同时推进，快速完成。

 

《时间表（部分）》示例

 

二、文案策划（准备什么节目，吃什么酒菜）

 

1.环节设定

 

环节设定，相对应的是准备的节目和酒菜，请什么样明星表演节目，请哪种菜式的大厨主勺，这是吃饭的人最关注的点，当然你可以搞点小惊喜之类助兴。

 

在活动之中，便是要规划好呈现形式，权衡主办方、嘉宾、参与者、赞助商等方面的权益，如何让所有参与者满意是本环节的重点。主要围绕在：请嘉宾、做演讲、颁奖章、增互动、系情感，这五个环节上设计相应互动。

 

这个环节的坑一般会发生在：

 

（1）拍板人的犹豫不决，对于活动文案毫无意义的修改，以致于活动时间无限拖延。所以，文案写作者不只是要会写文案，更要懂得向上管理，如何去劝服上司、达到快速推进的目的。

 

（2）根据活动场地制定环节安排，比如是有无分会场的存在，数量有为多少等。前期策划时可以暂以某个理想场地作为参考设计环节。

 

2.大会卖点

 

既然提到“卖点”，那自然就是要从外部获取利益的，主要针对两个方向：钱和人。

钱谁会来出呢？自然是赞助商。那么如何打动金主爸爸呢？自然是活动能给予他们好处，对自身的品宣或者销售能带来极大的帮助，所以要把本次活动能给的权益明明白的列举出来，让人一目了然，促进销售成单。

（活动现场照片）

 

在“卖点”还可以做一些活动，比如把产品分级：钻石、黄金、白银，不同层次的服务可以收取不同的费用，这样可以满足市场是不同的客户需求。

 

人从哪里来？参会人员的职位或行业或需求等不尽相同，那么又能如何吸引他们来参会呢？一般从这几点做文章：直面行业大牛、知识学习、现场社交、参会礼物。

 

（活动现场照片）

 

根据用户不同的痒点去宣传活动，吸引到更多的用户参与其中。例如：职场焦虑，那就用活动的知识学习来吸引用户，明确指出活动能给用户带来提升的可能性，以及其他的成长机会，每次的宣传点需明确一个，若分散则目标不清。

 

三、招商与推广（有无金主请客，找谁来吃饭）

 

1.销售和招生

 

因为这两点在上面有提到，所以我合并在一起讲，根据确认的文案内容去找各自的目标全体。

 

关于招商赞助，文案是基础，更多的要靠销售人员去转化成销售话术，与潜在赞助商沟通。赞助商信息的获取可在同类其他活动上寻找，也可搜索其他的潜在客户。关于招生，可以使用自身宣传渠道，也可合作其他渠道招生；活动宣传的引爆点和节奏，相信身经百战的各位会玩出不同的花样。

 

2.邀请人员

 

这里的邀请，主要是指活动里的嘉宾、重量级的人物。每次活动邀请嘉宾都是一个头疼的事，嘉宾的邀请难，而且变数还大。

 

有一次活动要在10号举行，7号都还没有确认嘉宾，甚至临时换嘉宾的情况都有存在；还有一次在上海举办活动，嘉宾从北京来，遇上特殊天气飞机无法起飞，只能临时改了高铁。所幸，这些嘉宾很容易沟通和配合。

 

那我们如何去邀请到这些嘉宾？这里面有很多的门道，以小撬大，调动身边资源的同时，一般要注意一些细节，比如不能跳太多级别邀请，一个A村长可以邀请B镇长到他的活动，但如果让A村长邀请C区长就比较艰难，不过可以让B镇长帮忙邀请C区长就会容易一些，同理邀请嘉宾的时候也可以运用。

 

如果能确认一两个超重量级的嘉宾，便可以用此嘉宾去撬动其他嘉宾，吸引同类嘉宾的参与。如果能先邀请到A区长参与活动，那么再去邀请B区长时，就可以告诉他A区长同意前来，那么打动B区长同意的可能性会更高，换做去邀请C镇长，那么会更容易。

 

另外对嘉宾的邀请，可以参考下表：

 

四、活动准备（在哪吃，坐席怎么布置）

 

1.场地筛选与搭建

 

选择一个什么场所吃饭，是最能直面展示活动的档次。在选择时要现场勘查场地大小、环境优良、地理位置等因素，确保场地的达标。另外，同时进行对活动搭建供应商的选择，可以通过多家比价、好评推荐等方式选择最优搭建供应商，控制成本的同时，保证活动的质量。

 

（场地参考效果图）

 

选定场地后，主办方、场地方与搭建供应商至少要做一次三方会谈，一起重新勘查场地，查看细节，可让搭建供应商出现场布置方案，是否可以新增游戏环节等，确保方案的可实施性。

 

2.物料采买

 

由之前确认的相关工作负责人给出物料清单和物料采购意向，确保物料在活动开始前5天准备完成，不会因误差等原因造成不能使用的结果。永远的Plan B、永远拥有备案，以防意外情况的发生。

《活动物料采购比价表》示例

 

五、活动现场（前面准备节目酒菜通通拿上来）

 

1.人员分工安排时间表

 

确认表演节目、上菜的顺序与对应人员，保证这是一场顺畅的活动，给诸位参与者宾至如归的感觉。

 

这样的好处就是各司其职，每个项目都有负责人，也有流动支持的，既能有序不乱，又可以责任到人。即便是出了事故，事后追责也可以甩锅，这是当然是玩笑话。

 

2.彩排与现场

 

正式开场前要留出足够时间，至少做一遍流程的彩排，看现场相关人员的工作安排，检查大屏、PPT、灯光等细节，尽善尽美。

 

现场发挥只要按照事先安排去做就好，发现问题及时反馈，遇到突发事件快速反应，并予以解决。现场要注意用户的情绪，随时安抚，保证活动的满意度。

 

本环节的容易出错的地方在于：现场人多拥挤、各模块的人员联系不畅，对于突然情况的处理容易出现不当，所以要事先安排好，防患于未然。

 

六、活动后（吃好喝好，商量下次还搞不）

 

1.收官感谢

 

对参与用户、嘉宾的酬谢等，维持与用户的情感，一回生二回熟，下次邀请更容易被接受。

 

注意活动二次宣传，充分利用好活动的影响力，并考虑怎么去扩大。我们的活动一般都是系列性、有承接的，不会是一次单独的活动，所以要为未来的规划做好铺垫，这样下届活动的运作更容易开展。

 

2.复盘

 

可以从两个方面展开，一是客观工作方面，就如你看到的本文内容；二是主观感受方面，谈个人在活动中的感悟。

 

最后补充两点：

 

1.一切准备工作都要做到活动开始之前，循序渐进，稳而不乱，各管其能，各司所职。先做方案，再去行，结果自然有。

 

2.随时准备Plan B，面对突发意外才不会手忙脚乱。

 

后记：

 

本文主要针对活动整体中的关键点分析，尽可能的减少活动在落地过程中因准备不足在事故多发处翻车的几率。活动的成功标准不只是在于顺利完成，更要注意活动的结果，看是否完成既定目标，达到最初策划的要求。

原创： 尹宏业

来源：鸟哥笔记